20 consejos para convertir a cualquiera en un Excel Pro.

¿Busca consejos sobre cómo convertirse en un profesional de Excel?

Nadie puede negar la importancia de dominar Excel en la oficina.

Sin embargo, tanto los principiantes como los usuarios experimentados pueden no estar familiarizados con todos los consejos útiles.

Así que aquí tienes 20 consejos y trucos para convertirte en un profesional de Microsoft Excel:

1. Un clic para seleccionar todo

Usted puede saber cómo seleccionar todas las celdas usando el atajo Control (Ctrl) + A en su teclado.

Pero pocos usuarios saben que con un solo clic en el botón de la esquina, como se muestra a continuación, todos los datos se seleccionan instantáneamente.

2. Abrir varios archivos al mismo tiempo

Cuando necesite utilizar varios archivos al mismo tiempo, en lugar de abrirlos uno por uno, hay un truco para abrirlos todos con un solo clic.

Seleccione los archivos que desea abrir y pulse la tecla Intro. Todos los archivos se abrirán simultáneamente.

3. Cambiar entre varios archivos de Excel

Cuando tiene varias hojas de cálculo abiertas, no es muy conveniente cambiar de una a otra.

Y si tiene la desgracia de obtener el archivo equivocado, puede comprometer todo su proyecto.

Utilice el atajo Ctrl + Tab para cambiar fácilmente de un archivo a otro.

4. Añadir un nuevo acceso directo en el menú

Por defecto, hay 3 atajos en el menú superior que son Guardar, Cancelar y Restaurar.

Pero si desea utilizar más accesos directos, como por ejemplo Copiar y Pegar, puede añadirlos de esta manera:

Archivo –> Opciones –> Barra de herramientas –> Acceso rápido y agregar Cortar y Pegar de la columna de izquierda a derecha y guardar.

A continuación, verá 2 accesos directos añadidos en el menú superior.

5. Agregar una línea diagonal a una celda

Por ejemplo, al crear una lista de direcciones de clientes, es posible que tenga que hacer una línea diagonal de separación en la primera celda.

Esto es útil para distinguir entre la información de columnas y filas. Pero, ¿cómo se hace eso?

Haga clic con el botón derecho en la celda, luego haga clic en Formato de celda, Bordes, y finalmente en el botón en la parte inferior derecha (diagonal hacia abajo) y valide.

6. Añadir varias columnas o filas al mismo tiempo

Probablemente sabes cómo añadir una nueva fila o columna.

Pero este método requiere mucho tiempo. Porque tienes que repetir la manipulación tantas veces como columnas o filas tengas que añadir.

La mejor solución es seleccionar varias columnas o filas, luego hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la selección y elegir «Insertar» en el menú desplegable.

Las nuevas filas se insertarán encima de la fila o a la izquierda de la columna que seleccionó primero.

7. Mover rápidamente datos desde varias celdas

Si desea mover una columna de datos en una hoja de cálculo, la forma más rápida es elegir la columna y luego colocar el puntero en el borde de la columna.

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Y cuando se convierta en un icono de flecha en cruz, haz clic sobre él y deja que se pulse para mover libremente la columna donde quieras.

¿Qué pasa si también necesita copiar los datos? Simplemente presione la tecla Control (Ctrl) antes de mover la columna. La nueva columna copiará todos los datos seleccionados.

8. Eliminar rápidamente celdas vacías

Cuando usted completa la información para el trabajo, a veces le faltan datos. Como resultado, algunas celdas permanecen vacías.

Si necesita eliminar estas celdas vacías para mantener la precisión de sus cálculos, especialmente cuando calcula un promedio, la forma más rápida es filtrar todas las celdas vacías y eliminarlas con un solo clic.

Seleccione la columna que desea filtrar y, a continuación, haga clic en Datos y Filtro. Haga clic en Desmarcar y elija la última opción llamada Celdas vacías.

De este modo, se seleccionan todas las celdas vacías. Todo lo que tienes que hacer es borrarlos para hacerlos desaparecer.

9. Cómo hacer una búsqueda aproximada

Usted puede saber cómo activar la búsqueda rápida usando el atajo Ctrl + F.

Pero, ¿sabía usted que es posible hacer una búsqueda aproximada utilizando los símbolos? (signo de interrogación) y * (asterisco)?

Estos símbolos se deben utilizar cuando no está seguro de los resultados que está buscando. El signo de interrogación debe utilizarse para sustituir un solo carácter y el asterisco para uno o más caracteres.

Y si se pregunta cómo buscar un signo de interrogación o una estrella, simplemente añada el símbolo Wave ~ delante de él como se indica a continuación.

10. Cómo extraer valores únicos de una columna

¿Alguna vez has tenido una tabla en la que quisieras extraer valores únicos de una columna?

Puede que esté familiarizado con la función de Filtro de Excel, pero pocas personas utilizan el Filtro Avanzado.

Sin embargo, es útil para extraer valores unívocos de una columna. Haga clic en la columna correspondiente y luego vaya a Data –> Progress. Aparecerá una ventana emergente.

En esta ventana emergente, haga clic en Copiar a otra ubicación. A continuación, seleccione dónde desea copiar los valores unívocos rellenando el campo Copiar a. Para rellenar este campo, puede hacer clic directamente en el área que ha elegido. Esto evita tener que escribir los valores exactos.

Todo lo que tienes que hacer es marcar la casilla Extracción sin duplicados y hacer clic en Aceptar. Los valores unívocos se copiarán en la columna especificada y se podrán comparar con los datos de la columna inicial.

Por esta razón, es aconsejable copiar los valores unívocos a una nueva ubicación.

11. Restringir los datos introducidos con la función de validación de datos

Para mantener la consistencia de los datos, a veces es necesario restringir los valores que los usuarios pueden introducir en una celda.

En el ejemplo siguiente, la edad de las personas debe ser un número entero. Y todas las personas que participan en esta encuesta deben tener entre 18 y 60 años de edad.

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Para asegurarse de que los participantes fuera de este grupo de edad no introduzcan datos, vaya a Datos –> Validación de datos y añada criterios de validación.

A continuación, haga clic en la pestaña Mensaje de entrada e introduzca un mensaje como este: «Por favor, utilice un número entero para indicar su edad. La edad debe ser entre 18 y 60 años».

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Los usuarios recibirán este mensaje cuando pasen el ratón por encima de las celdas en cuestión y recibirán un mensaje de advertencia si la edad introducida está fuera de este rango de edad.

12. Navegación rápida con Ctrl + botón de flecha

Al hacer clic en Ctrl + cualquier tecla de flecha del teclado, puede desplazarse rápidamente a las 4 esquinas de la hoja de cálculo.

Si necesita moverse a la última línea de sus datos, intente hacer clic en Ctrl + flecha hacia abajo.

13. Transformar una fila en una columna

¿Necesita mostrar sus datos en columnas mientras están en línea?

No es necesario volver a escribir todos sus datos. Aquí está cómo hacerlo.

Copie el área que desea transformar en una columna. A continuación, sitúe el cursor en la celda de la línea en la que se deben colocar los datos.

Editar y Pegar Especial. Seleccione la casilla Transpuesta y haga clic en Aceptar. Y eso es todo, sus datos se muestran ahora en una columna.

Tenga en cuenta que este consejo también funciona para transformar una columna en una fila.

14. Ocultar datos con cuidado

Casi todos los usuarios de Excel saben cómo ocultar datos haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Ocultar.

Pero el problema es que se puede ver fácilmente si tienes pocos datos en la hoja de cálculo.

La mejor y más fácil manera de ocultar los datos cuidadosamente es usar un formato de celda especial.

Para ello, seleccione el área que desea ocultar y, a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón para elegir Formato de celda.

Seleccione Personalizado y sitúe el cursor en Tipo. Escriba el código»;;;;;» sin las comillas. Pulse Aceptar. El contenido de la celda es ahora invisible.

Estos datos sólo serán visibles en el área de vista previa junto al botón Function.

15. Combinar el contenido de varias celdas en una

No es necesario utilizar fórmulas complicadas para combinar el contenido de varias celdas. Mientras sepas cómo usar el símbolo &, no tendrás ningún problema.

Abajo, hay 4 columnas con texto diferente en cada columna. ¿Pero cómo combinarlos en uno solo?

Seleccione una celda en la que desee visualizar el resultado. A continuación, utilice la fórmula con la & como se muestra a continuación en la captura de pantalla.

Finalmente escriba Enter para que todo el contenido de A2, B2, C2 y D2 se combine en una sola celda, lo que le dará a LizaUSA25@.

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16. Pasar letras minúsculas en mayúsculas

¿Desea cambiar las letras minúsculas a mayúsculas? Aquí hay una fórmula sencilla para hacerlo.

En el campo de función, simplemente escriba SHIFT como se muestra en la imagen de abajo.

Y para cambiar las mayúsculas por minúsculas, escriba MINUSCULA. Finalmente, para poner en mayúsculas sólo la primera letra, escriba NUMBER.

17. Cómo ingresar un valor que comienza con 0

Cuando un valor comienza con el número cero, Excel borra automáticamente el cero.

Este problema se puede resolver fácilmente añadiendo un apóstrofe antes del primer cero como se muestra a continuación.

18. Acelerar la introducción de términos complicados con corrección automática

Si necesita introducir texto complicado varias veces, la mejor manera de hacerlo es utilizar la función de corrección automática.

Esta función reemplazará automáticamente su texto con el texto correcto.

Tomemos, por ejemplo, la École Polytechnique, que puede ser reemplazada por una palabra que es más fácil de escribir como Poly. Una vez activada la función, cada vez que se escribe Poly, se corrige en la École Polytechnique.

Práctico, ¿no? Para iniciar esta función, vaya a Archivo –> Opciones –> Verificación –> Corrección automática. A continuación, rellene el texto que desea sustituir con el texto correcto, tal y como se muestra a continuación:

19. Un clic para obtener cálculos automáticos

La mayoría de los usuarios saben que información interesante como el Promedio y la Suma pueden obtenerse fácilmente mirando la barra de estado en la parte inferior derecha.

Pero, ¿sabía usted que puede hacer clic con el botón derecho del ratón en esta barra para obtener muchos otros cálculos automáticos?

Pruébalo y verás que tienes una opción.

20. Renombrar una hoja de cálculo usando un doble clic

Hay varias maneras de renombrar las hojas de cálculo. La mayoría de los usuarios hacen clic con el botón derecho del ratón sobre él y luego eligen Renombrar.

Pero se pierde mucho tiempo. La mejor manera de hacerlo es hacer doble clic en la pestaña a renombrar y renombrarla aquí directamente.

Aquí tienes, espero que te sientas un poco más cómodo con Excel ahora:-)

Tenga en cuenta que estos ejemplos se basan en Microsoft Excel 2010, pero también deberían funcionar bien en Excel 2007, 2013 o 2016.

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